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股东会、董(监)事会及其纪要、决议名称规范使用的引导意见  

          ——2013-00193
来源:杭城投〔2011〕81号  发布日期:2013-11-02

股东会、董(监)事会及其纪要、决议名称规范使用的引导意见

杭城投〔2011〕81号

2011年6月7日

为统一规范企业系统有关股东会、董事会、监事会会议及其纪要、决议的名称使用,根据《中华人民共和国企业法》(以下称《企业法》)等相关法规,结合企业系统法人治理工作实际,对其相关的名称规范使用提出如下引导性意见:

??? 一、会议名称的使用

法人治理相关会议主要有三类:股东会、董事会以及监事会。

(一)股东会

股东会会议名称应包括:单位名称、会议年度、年内会议序数。企业以通讯、书面等方式召开的临时会议,应在会议名称后用括号加 “临时股东会”字样标注;企业召开年度(或半年度)股东会议,应在会议名称后用括号加“年度股东会”(或“半年度股东会”)字样标注。会议序数要求包含临时股东会、年度股东会、半年度股东会在内,在年度内进行连续编号。举例说明如下:

1.基本格式

*****企业2011年第二次股东会

2.临时会议或年度会议

*****企业2011年第二次股东会(临时股东会)

*****企业2011年第二次股东会(年度股东会)

(二)董事会、监事会

董事会、监事会会议名称应包括:单位名称、届次、届内会议序数。以董事会为例,企业以通讯、书面等方式召开的临时董事会,可在会议名称后用括号加“临时董事会”字样标注。企业召开年度(或半年度)会议,可在会议名称后用括号加“年度董事会”(或“半年度董事会”)字样标注。会议序数要求包含临时董事会、年度董事会、半年度董事会在内,在届内进行连续编号。举例说明如下:

1.基本格式

*****企业第二届董事会第三次会议

2.临时会议或年度会议

*****企业第二届董事会第三次会议(临时董事会)

*****企业第二届董事会第三次会议(年度董事会)

二、纪要名称的使用

企业召开股东会、董事会或监事会会议应形成会议纪要,出席会议的股东、董事或监事应分别在相应纪要上签名,并进行归档管理。会议纪要的名称,可对照上述会议名称的规范要求予以统一规范。举例说明如下:

1.股东会会议纪要名称格式

*****企业2011年第一次股东会纪要

2.董事会会议纪要名称格式

*****企业第二届董事会第三次会议纪要

3.监事会会议纪要名称格式

*****企业第二届监事会第三次会议纪要

三、决议名称的使用

股东会、董事会、监事会会议召开后对所议的表决事项,应形成书面决议。会议可将会议的表决事项统一形成一个总体决议,也可将其中单个事项分别形成单项决议。总体决议名称规则为“会议名称+决议”;单项决议名称规则为“单位名称+关于+所议事项+决议”,同时换行居中括号标注该项决议通过的会议届次。具体以实例说明:

(一)总体决议

1.股东会决议名称格式

*****企业2011年第一次股东会决议

2.董事会会议决议名称格式

*****企业第二届董事会第三次会议决议

3.监事会会议决议名称格式

*****企业第二届监事会第三次会议决议

(二)单项决议

1.股东会决议名称格式

*****企业关于????????????????????? 的股东会决议

(2011年第一次股东会通过)

2.董事会会议决议名称格式

*****企业关于????????????????????? 的董事会决议

(第二届董事会第三次会议通过)

3.监事会会议决议名称格式

*****企业关于????????????????????? 的监事会决议

(第二届监事会第三次会议通过)

考虑到在实际工作中,企业在办理银行借款、工商登记等有关手续时,要求企业提供相应格式化的决议文本,企业应积极做好沟通工作,尽可能按本引导意见的规范要求提供相应的决议文本。如果必须按其格式化的文本要求出具决议,企业应先按本引导意见的规范要求制作决议,然后再签署提供对外的格式化决议,两个决议的意思表达必须一致。

四、其他

本引导意见自下发之日起实施,市企业参股企业可参照实行。

本引导意见由市企业资产管理部负责说明。在具体工作中如有疑问,请及时反馈沟通。

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